ビジネスメールを送信する時間帯

　「メールは何時まで送ってよいのですか」と質問を受けることがあります。メールを送信しているということは、その時間に働いているのだと多くの人が認識します。もし夜の11時にメールが届けば、「遅くまで残業をしている人」や「持ち帰って家で仕事をしている人」、場合によっては「プライベートな時間への配慮がない人」などと思われる可能性があります。基本的にメールの送受信は業務時間内に行うものですから、時間外のメール送信が多くないかどうかは意識したほうがよいでしょう。
　私自身も、8時から18時の間以外にはできるだけメールを送らないようにしています。以前は、少し手間ですが下書きに保存し、翌日出勤してから送信していましたが、今は使っているメールソフトに予約配信機能が搭載されたので、この機能を利用しています。予約送信ボタンを押すと、日時分単位で指定した時間に送信するよう予約ができ、大変便利です。作業効率が大幅にアップしますので、ぜひメールソフトにこの機能があるかどうかを調べてみてください。
　ただし注意点は、翌朝9時に送信予約した場合、その時間よりも前に先方からメールや電話をもらうと、内容の変更が必須となることです。また、その時に外出中で操作ができないと、相手のメールを無視して送信したような形になってしまうので、お気をつけください。

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