ビジネスメールでのムダな質問に注意

　メール上で相手に質問をするのは、相手の答えや結論によって、あなたのその後の行動が変わるときです。このため、メールの返信時に相手が質問に答えてくれていないと、不快に感じる人はとても多いです※ 。
　通常、相手が回答してくれないときは、質問の書き方が悪いために(質問が多い、文章内に分散されて質問だと気がつかないなど)、単純に見落とされているケースが多く、書き手の工夫で回答率はぐっと改善します。
　たとえば、長文メールの途中に「資料はAということでしょうか？それでしたら対応をしますが〜」と書いてしまうと、相手は返事が必要だと気づきにくいでしょう。こんな場合は最初に、「Aでよいかどうか確認のため返信をください」と要旨を書き、締めの挨拶でAについて返信を待っていることを念押しすることで改善できます。
　やってはいけないのは、返事は本来不要(相手の返事によって結論が変わらない)にもかかわらず、質問の形式でメールを書いてしまうことです。たとえば先のメールを書いた意図が、「資料はBと確定しているのでAには対応できません」だった場合です。質問に意味がなくムダな回答をさせた上に、相手の返信内容を無視することになり、あなたの印象を下げてしまいます。どんなに丁寧な言い方であっても本質からずれたやり取りは、相手を不快にさせてしまうのでお気をつけください。

※　ビジネスメール実態調査2022
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