「確認しました」では返事が不十分なケースの対応方法

　いただいたメールの返信で、受信者が判断に迷い仕事が滞ってしまう表現として代表的なものに「確認しました」があります。たとえばファイルの修正を行った後「完了しましたので、ご確認ください」と、先方に完了の旨を連絡した際に「ありがとうございます。確認しました」という返事はありがちですよね。確かにこの返信だと「確認をした」のはわかるのですが、単純にファイルが到着したことを確認しただけかもしれず、追って修正の依頼が来る可能性もゼロではありません。「確認したけれど、これで完了とは言ってない」、「ただ見ただけ」という状態かもしれず、安心して先に進めることができないのです。
　それがわかっている人は、曖昧さを省くように返事を書かれます。「確認しました。本件はこちらで完了です。ありがとうございました」。あるいは「ファイル受信は確認しましたが、内容は後ほど確認しますのでしばらくお待ちください」など、表現が具体的になると齟齬(そご)が起きにくくなります。メールの良し悪しは相手が決めることであり、相手が不安になるなら、それを解消する必要があるでしょう。
　もし先のような「確認しましたメール」が来て返信に困った場合は、お礼とともに「何かございましたらご連絡ください」と書けば終了の念押しになります。まずは「終わった」という共通認識を作りましょう。

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