催促メールの書き方のポイント(1)

　仕事をスムーズに進めていくうえで、先方に期日を守ってもらうことは重要ですよね。そのための催促メールを送るシーンも出てきますが、よく「気を遣いすぎて書きにくい」というご相談をお受けするので、今回は催促メールのポイントについてご紹介します。
　まず、催促メールを送る前に「こちらからの依頼の連絡は相手に届いているか」、「メール未送信などがないか」という点と、迷惑メールボックスなどに入ってしまっていて、すでに連絡をいただいていたのに見落としていないかの確認を必ず行いましょう。
　次に、書き方のポイントです。件名は、何を依頼したいのかを端的に記載しましょう。締切があれば「何月何日まで」と具体的に、括弧や記号などを使って「催促」だとわかりやすい工夫をするのも良いでしょう。要旨は、先方がわかりやすいよう、すでに送った依頼メールを本メールの下にコピーしたうえで再送すると良いですね。本文の要旨部分で「期日はいつまで、〇〇が遅れているから急いでほしい(状況を確認したい)」と伝えファイルも再添付すると、先方が探しにいくひと手間がなくなり、より効果的です。相手が最初のメールを見直さなくてもわかるように、配慮することがポイントとなるでしょう。
　次回は詳細と結びについてご紹介いたします。

↓一般社団法人日本ビジネスメール協会のホームページはこちら
https://businessmail.or.jp/

全部または一部を無断で複写複製することは、著作権法上での例外を除き、禁じられています