催促メールの書き方のポイント(2)

　前回は催促メールの書き方のポイントとして、件名と要旨についてご紹介しました。今回は、本文の詳細と結びについてお伝えします。
　メールの本文である詳細には、緊急度によって新たな要望や期日、今後の方針など、臨機応変に示すことがあればそれらを記載します。返信がこない理由はさまざまですが、相手になんらかの考慮すべき理由がある恐れもあります。強く責めてしまい、結果、万が一こちらに非があるような場合は目も当てられません。けっして感情を出して急かさないこと、そしてすれ違いの可能性にも配慮しましょう。
　またこうした場合は、「恐れ入りますが」、「恐縮ですが」、「お手数ですが」などのクッション言葉を活用すると、ずいぶん印象が柔らかくなります。あくまで自分は依頼している側だということを忘れないように、結びのあいさつでは、自分たちにできることがないか提案・確認するなど、歩み寄る姿勢を示せるとよいでしょう。
　催促メールは、そのタイミングも重要です。先方の休日や忙しい時間帯、週末や週明けを避けるなどの配慮も必要になるでしょう。場合によっては、メール送信の前後に電話を活用したほうがスムーズに進むこともあります。メールだけに頼らずに、あくまで仕事を進めるためのひとつのツールとして「使い分け」が必要です。

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