書類をさっと取り出すために、重要なのはタイトル

　モノの片づけのように「書類を捨てればなんとかなる」、「綴じれば大丈夫」と思われがちですが、いくら少なくするように心がけても「必要になったときに、迷わずすぐに取り出す」ということが難しいのが紙です。その原因の1つは、ファイルの背表紙に付けたタイトルが曖昧であること。そこで、探すときにわかりやすくなるネーミングのポイントをご紹介します。
　まずはタイトルを具体的に書いておくと格段に探しやすくなります。重要書類に関しては、「土地権利書」、「保険証書」というようなイメージです。もしくはこれらまとめて「〇〇・△△・××契約書」など、より具体的に文字を追加してみましょう。数年経てば、自分が付けたタイトルのファイルですら「これ、なんだっけ」となるのは、笑ってしまいますがよくあること。そこで「自分以外の人が見ても、中身が具体的かつ正確に推測できる」ということを意識してみるとよいでしょう。
　また大体1cm程度の書類量に対して、1つの名前を付けるのがコツです。3cmのファイルに綴じるなら3つ程度「〇〇保証書・△△領収書・××保険」といったイメージです。5cmの厚みでも1cmの書類量でも「重要書類」などと漠然と名前を付けてしまうから中身がわからない。これが探せなくなる理由の1つです。

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