催促メールの書き方のポイント(3)

　8月号、10月号と代表的な催促メールを送る件名と要旨、詳細とあいさつについてみてきました。最後に今回は、フレーズや期日についてご紹介いたします。
　期日前や期日未定のリマインドの場合は、「〇〇は届いておりますか。ご不明な点はございませんでしょうか」と少し柔らかく表現します。この時点でリマインドとして連絡しておくと、その後のやりとりがスムーズになりやすいです。期日が決まっていない・先方にご検討いただいている・期日厳守の依頼・依頼日から長期間空いているようなシーンでも活用できるため汎用性が高く、トラブルの予防にもつながります。
　期日の翌日は「ご確認いただけましたでしょうか」、「ご覧になりましたでしょうか」。催促2回目だと「いま一度のご確認をお願いいたします」、「お返事がいただけておりません」、「確認ができておりません」など少し強めになりますね。微妙な伝え方の違いですが、確実に事実を伝えつつも仕事を進め、またトラブルを防ぐためにも必要です。
　感情が先立ち、強めな言い回しをして無用なトラブルを抱えてしまっては、よけいな仕事を増やすばかりで意味がありません。仕事を進めるポイントは押さえながらも、お願いしている立場だということを忘れずに、角が立たないように配慮できるとよいでしょう。

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